Nachfolgend bieten wir eine Muster-Informationsfreiheitssatzung für Städte, Gemeinden und Kommunen an. Diese steht unter einer CC0 (Creative Commons Zero) Lizenz. Wichtigste Merkmale von CC0:

• Gemeinfreiheit: Das Werk wird so weit wie rechtlich möglich in die Gemeinfreiheit (Public Domain) entlassen.
• Keine Bedingungen: Es gibt keine Einschränkungen bei der Nutzung.
• Keine Namensnennung nötig: Sie müssen den Urheber oder die Urheberin nicht nennen.

Präambel & Rechtsgrundlagen

Aufgrund der §§ 10 und 58 Abs. 1 Nr. 5 des Niedersächsischen Kommunalverfassungsgesetzes (NKomVG) vom 17. Dezember 2010 (Nds. GVBl. S. 576), zuletzt geändert durch Artikel 2 des Gesetzes vom 8. Februar 2024 (Nds. GVBl. 2024 Nr. 9) und das Gesetz vom 29. Januar 2025 (Nds. GVBl. 2025 Nr. 3), hat der Rat der Stadt Muster-Stadt folgende Satzung beschlossen.

§ 1 Zweck der Satzung

(1) Zweck dieser Satzung ist es, den freien, voraussetzungslosen Zugang zu den bei der Muster-Stadt vorhandenen amtlichen Informationen zu gewährleisten, die Transparenz kommunalen Handelns zu stärken und die demokratische Willensbildung zu fördern.

(2) Die Satzung legt die grundlegenden Voraussetzungen fest, unter denen amtliche Informationen zugänglich gemacht werden. Sie betrifft Angelegenheiten des eigenen Wirkungskreises einschließlich der Aufgabenwahrnehmung durch Eigenbetriebe, kommunale Unternehmen und Beteiligungen, soweit die Muster-Stadt beherrschenden Einfluss ausübt.

(3) Das Recht auf Einsicht in oder Auskunft über den Inhalt der von der Muster-Stadt geführten Akten kann nicht durch Rechtsgeschäft ausgeschlossen oder beschränkt werden.

§ 2 Begriffsbestimmungen

(1) Amtliche Information ist jede dienstlichen Zwecken dienende Aufzeichnung in Angelegenheiten des eigenen Wirkungskreises, unabhängig von der Art ihrer Speicherung (einschließlich elektronischer Daten, strukturierter Datensammlungen und Metadaten).

(2) Als vorhanden gelten auch Informationen, die bei Eigenbetrieben, kommunalen Unternehmen oder sonstigen Dritten für die Muster-Stadt verfügbar sind oder von ihnen im Auftrag der Muster-Stadt bereitgehalten werden.

(3) Entwürfe und Notizen, die nach objektiver Zweckbestimmung nicht Bestandteil einer Akte oder eines Vorgangs werden sollen, gehören nicht zu den amtlichen Informationen. (Werden Entwürfe oder Protokolle zur Grundlage einer Entscheidung, gelten sie als amtliche Informationen.)

(4) Dritte im Sinne dieser Satzung sind alle Personen oder Stellen, über die personenbezogene Daten oder sonstige schutzwürdige Informationen vorliegen.

§ 3 Informationsfreiheit

(1) Jede natürliche und juristische Person hat Anspruch auf Zugang zu den bei der Stadtverwaltung, ihren Eigenbetrieben und den in § 1 Abs. 2 genannten Einrichtungen vorhandenen amtlichen Informationen.

(2) Der Anspruch ist nicht an ein rechtliches Interesse gebunden und besteht unabhängig vom Wohnsitz oder Sitz sowie unabhängig von der beabsichtigten Nutzung der Information, einschließlich gewerblicher Nutzung.

(3) Für die Ausführung der Aufgaben nach dieser Satzung entfällt die Pflicht zur Amtsverschwiegenheit, soweit keine spezialgesetzlichen Geheimhaltungspflichten entgegenstehen.

§ 4 Antragstellung

(1) Der Zugang zu amtlichen Informationen wird auf Antrag gewährt. Der Antrag kann schriftlich, mündlich, zur Niederschrift oder in elektronischer Form gestellt werden.

(2) Der Antrag muss hinreichend bestimmt sein und insbesondere Angaben enthalten, die das Auffinden der gewünschten Information mit angemessenem Aufwand ermöglichen. Ist der Antrag zu unbestimmt, ist dies unverzüglich, spätestens innerhalb von zwei Wochen mitzuteilen und Gelegenheit zur Präzisierung zu geben; der Lauf der Entscheidungsfrist beginnt erst mit Eingang eines hinreichend bestimmten Antrags.

(3) Sofern der antragstellenden Person Angaben zur Umschreibung der begehrten Informationen fehlen, hat die Muster-Stadt sie aktiv zu beraten und bei der Präzisierung des Antrags zu unterstützen.

(4) Der Darlegung eines rechtlichen Interesses oder einer Begründung bedarf es nicht.

(5) Der Antrag soll bei der zuständigen Stelle gestellt werden. Ist die Stelle, bei der ein Antrag gestellt wird, nicht zuständig, ermittelt sie die zuständige Stelle und leitet den Antrag dorthin weiter; die antragstellende Person wird hierüber informiert.

§ 5 Gewährung des Informationszugangs

(1) Soweit dem Antrag stattzugeben ist, macht die Muster-Stadt die begehrte Information unverzüglich, spätestens innerhalb eines Monats zugänglich. Die Frist beginnt mit Eingang eines hinreichend bestimmten Antrags bei der zuständigen Stelle.

(2) Soweit Umfang oder Komplexität der begehrten Informationen oder die notwendige Beteiligung Dritter dies rechtfertigen, kann die Frist in begründeten Fällen auf höchstens einen weiteren Monat verlängert werden. Die Verlängerung sowie ihre Gründe sind der antragstellenden Person innerhalb der ursprünglichen Frist mitzuteilen.

(3) Handelt es sich um vorübergehend beigezogene Akten anderer öffentlicher Stellen, die nicht Bestandteil der eigenen Unterlagen werden sollen, weist die Muster-Stadt auf diese Tatsache hin und nennt die zuständige Stelle für die Einsicht.

(4) Die antragstellende Person wählt zwischen Auskunft, Akteneinsicht oder sonstigem Zugang zu Informationsträgern. Abweichung ist nur aus wichtigem Grund zulässig, insbesondere bei deutlich höherem Verwaltungsaufwand; die Abweichung ist zu begründen.

(5) Soweit die antragstellende Person keine abweichende Art des Informationszugangs wählt, erfolgt die Beantwortung grundsätzlich in elektronischer Form, insbesondere per E-Mail oder über von der Muster-Stadt bereitgestellte elektronische Zugänge. Bei schutzbedürftigen Inhalten nutzt die Muster-Stadt geeignete sichere Übermittlungswege. Die Muster-Stadt stellt auf Antrag Kopien auch durch postalische Versendung gegen Erstattung der tatsächlichen Auslagen zur Verfügung.

(6) Für die Einsichtnahme stellt die zuständige Stelle ausreichende zeitliche, sachliche und räumliche Möglichkeiten bereit. Die Anfertigung von Notizen und – soweit keine Rechte Dritter entgegenstehen – Fotografien ist gestattet. Auf Verlangen stellt die Muster-Stadt Kopien oder Ausdrucke zur Verfügung.

(7) Eine Aushändigung von Originalunterlagen zur Einsichtnahme außerhalb der Räumlichkeiten ist ausgeschlossen.

(8) Die Muster-Stadt ist nicht verpflichtet, die inhaltliche Richtigkeit der Informationen zu überprüfen; auf bekannte Unrichtigkeiten ist hinzuweisen.

§ 6 Ablehnungs- und Beschränkungsgründe

(1) Die Ablehnung oder Beschränkung des Informationszugangs erfolgt durch schriftlichen Bescheid mit Rechtsbehelfsbelehrung und Begründung.

(2) Der Informationszugang darf nur verweigert oder beschränkt werden, soweit und solange

1. das Bekanntwerden der Information das Wohl des Bundes, eines Landes oder der Muster-Stadt erheblich beeinträchtigen oder die innere oder äußere Sicherheit gefährden würde,
2. die Informationen nach Gesetz oder auf Grund eines Gesetzes geheim zu halten sind oder ihre Bekanntgabe gegen strafrechtliche Vorschriften oder den Schutz geistigen Eigentums verstieße,
3. durch die Bekanntgabe der Information der Ablauf eines anhängigen Gerichts-, Ordnungswidrigkeiten-, Disziplinar- oder strafrechtlichen Ermittlungsverfahrens erheblich beeinträchtigt oder dessen Erfolg gefährdet würde,
4. überwiegende schutzwürdige Interessen Dritter, insbesondere nach den datenschutzrechtlichen Bestimmungen, entgegenstehen und eine Schwärzung oder Anonymisierung unzumutbar oder technisch nicht möglich ist,
5. durch die Übermittlung der Informationen Betriebs- oder Geschäftsgeheimnisse offenbart würden und hierdurch ein nicht unerheblicher wirtschaftlicher Schaden entstehen kann, es sei denn, die Betroffenen haben zugestimmt oder das öffentliche Interesse an der Bekanntgabe überwiegt,
6. es sich um laufende behördliche Entscheidungsprozesse, insbesondere Entwürfe und interne vorbereitende Vermerke handelt, und die vorzeitige Bekanntgabe den Erfolg der Entscheidung vereiteln oder erheblich beeinträchtigen würde; nach Abschluss des Vorgangs sind diese Informationen zugänglich zu machen,
7. der Antrag trotz Beratung offensichtlich rechtsmissbräuchlich gestellt wurde, insbesondere weil er in kurzer Folge unbegründet wiederholt wird oder erkennbar schikanös ist,
8. der mit der Bearbeitung verbundene Verwaltungsaufwand auch unter Einsatz zumutbarer organisatorischer und technischer Hilfsmittel objektiv unverhältnismäßig wäre,
9. konkrete Anhaltspunkte dafür bestehen, dass die Information zu einer Gefährdung der öffentlichen Sicherheit oder Ordnung verwendet werden soll,
10. es sich um Protokolle nichtöffentlicher Sitzungen handelt.

(3) Teilzugang durch Schwärzung oder Abtrennung hat Vorrang vor einer vollständigen Ablehnung. Soweit nur Teile eines Dokuments schutzbedürftig sind, werden die übrigen Teile zugänglich gemacht.

(4) Wird der Antrag nicht fristgerecht beschieden, ohne dass nach Absatz 2 verfahren wurde, gilt dies als Ablehnung. Die antragstellende Person kann in diesem Fall Rechtsbehelfe wie bei einer ausdrücklichen Ablehnung einlegen.

§ 7 Beteiligung Dritter

(1) Sind Rechte Dritter berührt, werden diese unverzüglich schriftlich beteiligt und erhalten Gelegenheit zur Stellungnahme innerhalb eines Monats.

(2) Die begehrte Information wird erst zugänglich gemacht, wenn die Entscheidung gegenüber der dritten Person bestandskräftig ist oder die sofortige Vollziehung angeordnet wurde und zwei Wochen seit Bekanntgabe verstrichen sind.

(3) Liegt die Stellungnahme der dritten Person nicht innerhalb der Frist nach Absatz 1 vor, gilt die Einwilligung als verweigert.

(4) Nach Eingang der Stellungnahme oder Ablauf der Frist entscheidet die Muster-Stadt innerhalb eines weiteren Monats über den Antrag.

(5) Die antragstellende Person ist vorab darüber zu informieren, ob und in welchem Umfang eine Schwärzung oder Unkenntlichmachung von Teilen des Dokuments möglich ist und ob sie mit einer solchen Teilauskunft einverstanden ist.

§ 8 Trennungsprinzip

(1) Die Muster-Stadt trifft organisatorische und technische Vorkehrungen, damit Informationen, die nicht zugänglich gemacht werden dürfen, ohne unverhältnismäßigen Aufwand abgetrennt oder anonymisiert werden können.

(2) Wenn nur Teile eines Dokuments Schutzbestimmungen unterliegen, erhält die antragstellende Person Zugang zu den übrigen Teilen; soweit eine Aussonderung technisch nicht möglich ist, besteht Anspruch auf Auskunft über die nicht ausgeschlossenen Inhalte.

§ 9 Kosten

(1) Auf die Erhebung von Gebühren für Amtshandlungen nach dieser Satzung wird im Sinne der Transparenz verzichtet. Dies umfasst insbesondere die Bearbeitung von Anträgen, die Einsichtnahme vor Ort und die Übermittlung in elektronischer Form.

(2) Auslagen für besondere Formen der Übermittlung, physische Datenträger oder in Ausnahmefällen umfangreiche Kopien können in Höhe der tatsächlichen Kosten erhoben werden; hierauf ist vorab hinzuweisen.

§ 10 Fachperson für Informationsfreiheit

(1) Fachperson für Informationsfreiheit ist die bzw. der behördliche Datenschutzbeauftragte der Muster-Stadt.

(2) Jede Person kann die Fachperson für Informationsfreiheit anrufen, wenn sie ihr Recht auf Informationszugang nach dieser Satzung als verletzt ansieht. Die Bestimmungen des Niedersächsischen Datenschutzgesetzes über die Aufgaben des behördlichen Datenschutzbeauftragten gelten entsprechend.

(3) Die Fachperson berät Verwaltung und Antragstellende zu Fragen des Informationszugangs und wirkt auf eine einheitliche, transparente Anwendung dieser Satzung hin.

(4) Die Fachperson erstattet dem Verwaltungsausschuss und dem Rat jährlich einen Bericht über die Umsetzung dieser Satzung, insbesondere zur Zahl, Art und Bearbeitungsdauer der Anträge, Ablehnungen und aktiven Veröffentlichungen.

§ 11 Evaluierung

(1) Die Anwendung dieser Satzung wird spätestens drei Jahre nach ihrem Inkrafttreten und danach regelmäßig evaluiert. Hierzu führen alle informationspflichtigen Stellen der Muster-Stadt eine einfache Statistik über Anträge nach dieser Satzung (z. B. Anzahl, Bereiche, Bearbeitungsdauer, Ergebnis).

(2) Über das Ergebnis der Evaluierung berichtet die Verwaltung dem Rat; erforderlichenfalls unterbreitet sie Vorschläge zur Verbesserung der Transparenz und Verfahrensabläufe.

§ 12 Verhältnis zu Spezialgesetzen

(1) Diese Satzung lässt spezialgesetzliche Informationszugangsrechte unberührt. Rechtsvorschriften, die einen weitergehenden Zugang zu Informationen ermöglichen oder in besonderen Rechtsverhältnissen wurzeln, gehen vor.

(2) Anträge auf Zugang zu Umweltinformationen richten sich primär nach dem [jeweiligen landesrechtlichen] Umweltinformationsgesetz. Gesundheitsbezogene Verbraucherinformationen werden nach dem Verbraucherinformationsgesetz (VIG) gewährt. Soweit diese Gesetze einschlägig sind, gelten deren Fristen, Verfahren und Kostenregelungen.

§ 13 Aktive Veröffentlichungen

(1) Die Muster-Stadt folgt dem Prinzip maximaler Öffentlichkeit. Alle rechtlichen Ermessensspielräume werden zugunsten einer frühestmöglichen Veröffentlichung genutzt.

(2) Informationen von besonderem öffentlichem Interesse werden barrierefrei, maschinenlesbar und elektronisch veröffentlicht – möglichst unverzüglich, spätestens innerhalb von zwei Wochen nach Beschlussfassung oder Fertigstellung. Hierzu zählen insbesondere:

1. Satzungen, Verordnungen und Richtlinien,
2. Tagesordnungen, Niederschriften, Beschlüsse und Beschlussvorlagen aus öffentlichen Sitzungen des Rates, seiner Ausschüsse und sonstiger Gremien,
3. in der Regel auch Beschlussvorlagen und Ergebnisprotokolle aus nichtöffentlichen Sitzungen, soweit keine überwiegenden schutzwürdigen Interessen entgegenstehen; erforderliche Schwärzungen sind der vollständigen Nichtveröffentlichung vorzuziehen,
4. Haushaltspläne, Jahresabschlüsse und produktbezogene Budgetinformationen,
5. Vergabe- und Zuschlagsentscheidungen sowie wesentliche Vertragsdaten bei Aufträgen von besonderem öffentlichen Interesse.

(3) Einmalig angefragte Informationen, die voraussichtlich wiederkehrendes öffentliches Interesse finden, werden nach Möglichkeit dauerhaft in geeigneten Rubriken bereitgestellt (z. B. „Transparenzportal“).

(4) Datenschutzrechtliche Vorgaben (insbesondere DSGVO und Niedersächsischen Datenschutzgesetzes (NDSG)) sowie gesetzliche Geheimhaltungspflichten sind zu beachten; Schwärzungen von Teilpassagen sind einer vollständigen Nichtveröffentlichung vorzuziehen.

§ 14 Organisationspflichten bei Verstößen

(1) Verstöße gegen Pflichten aus dieser Satzung zur Informationsgewährung, fristgerechten Bearbeitung oder aktiven Veröffentlichung sind intern zu dokumentieren und der Fachperson für Informationsfreiheit mitzuteilen.

(2) Die Fachperson berichtet hierüber im jährlichen Bericht; der Rat kann organisatorische und personelle Maßnahmen zur Verbesserung der Umsetzung beschließen.

§ 15 Inkrafttreten

Diese Satzung tritt am [Datum] in Kraft.

Begründung

1. Anlass und Zielsetzung

Die Informationsfreiheitssatzung der Muster-Stadt verfolgt das Ziel, den freien, voraussetzungslosen Zugang zu amtlichen Informationen der Kommune zu sichern und damit Transparenz, demokratische Teilhabe und Vertrauen in das kommunale Handeln nachhaltig zu stärken. In vielen Bundesländern – insbesondere in Niedersachsen – fehlt bislang ein flächendeckendes landesrechtliches Informationsfreiheitsgesetz, weshalb kommunale Satzungen eine besondere Bedeutung für die tatsächliche Öffnung der „Akten“ haben. Zugleich schöpft die Satzung den verfassungsrechtlich gewährleisteten Gestaltungsspielraum der kommunalen Selbstverwaltung aus, indem sie den Informationszugang über das bisher vor allem verfahrensbezogene Akteneinsichtsrecht deutlich hinaus erweitert.

Der Rat trägt mit der Satzung der gewachsenen Erwartung von Bürgerinnen und Bürgern Rechnung, Entscheidungen der Verwaltung nachvollziehen, kontrollieren und aktiv mitgestalten zu können. Transparenz ist hierfür eine wesentliche Voraussetzung, weil nur informierte Bürgerinnen und Bürger ihre Rechte wirksam wahrnehmen, Beteiligungsangebote nutzen und politische Entscheidungen fundiert bewerten können.

2. Rechtliche Grundlage und Kompetenz der Kommune

Die Befugnis zum Erlass einer Informationsfreiheitssatzung ergibt sich aus den allgemeinen Satzungsermächtigungen des jeweiligen Kommunalverfassungsrechts, wonach Gemeinden ihre Angelegenheiten im eigenen Wirkungskreis durch Satzung regeln können. Die Satzung beschränkt sich ausdrücklich auf Angelegenheiten des eigenen Wirkungskreises, also Aufgaben wie etwa kommunale Infrastruktur, Personal, Haushalt, Feuerwehr, Friedhofswesen, Kultur- und Bildungseinrichtungen sowie weitere örtliche Aufgaben. Damit bewegt sie sich innerhalb der Grenzen des kommunalen Selbstverwaltungsrechts nach Artikel 28 Absatz 2 Grundgesetz und der entsprechenden Landesverfassung.

Das allgemeine Verwaltungsverfahrensrecht, insbesondere § 29 Verwaltungsverfahrensgesetz (VwVfG), steht dem Erlass einer solchen Satzung nicht entgegen. § 29 VwVfG gewährt Beteiligten eines Verwaltungsverfahrens ein Akteneinsichtsrecht, schließt aber nicht aus, dass Behörden im Rahmen ihres pflichtgemäßen Ermessens auch Dritten Einsicht oder Auskunft gewähren. In der Fachliteratur ist anerkannt, dass Akteneinsicht über den eng begrenzten Kreis der Verfahrensbeteiligten hinaus möglich ist, sofern keine schutzwürdigen öffentlichen oder privaten Interessen verletzt werden. Die Kommune darf dieses Ermessen durch Satzung generalisieren und in ein subjektives Informationszugangsrecht überführen, solange die gesetzlichen Geheimhaltungspflichten und der Schutz sensibler Interessen gewahrt bleiben.

Die Satzung ergänzt mithin bestehende spezialgesetzliche Informationszugangsrechte (insbesondere Umweltinformationsrecht und Verbraucherinformationsrecht), ohne sie zu beschneiden. Sie schafft für die Bürgerinnen und Bürger einen klaren, verlässlichen Rahmen, der über punktuelle Einzelfallentscheidungen hinausgeht und damit Rechtssicherheit sowohl für die Verwaltung als auch für die Antragstellenden bringt.

3. Grundentscheidungen der Satzung

3.1 Offener persönlicher Geltungsbereich und voraussetzungsloser Zugang

Die Satzung gewährt den Informationszugang jeder natürlichen und juristischen Person, unabhängig von Wohnsitz oder Sitz sowie von der beabsichtigten Nutzung der Informationen. Anders als zahlreiche bestehende kommunale Satzungen, die den Zugang auf Einwohnerinnen und Einwohner oder auf nicht gewerbliche Nutzung beschränken, verzichtet die Muster-Satzung bewusst auf solche Einschränkungen. Damit wird der Gedanke ernst genommen, dass staatliche Informationen grundsätzlich der Öffentlichkeit gehören und nicht nur einem privilegierten Personenkreis.

Zugleich wird ausdrücklich klargestellt, dass weder ein rechtliches Interesse nachzuweisen noch eine inhaltliche Begründung des Antrags erforderlich ist. Diese Gestaltung verhindert eine „Kontrolle der Informationssuchenden“. Die Verwaltung wird entlastet, weil sie nicht über subjektive Motive oder Verwendungszwecke zu entscheiden hat, sondern allein über das Vorliegen von materiellen Ausschlussgründen.

3.2 Weiter Informationsbegriff und Einbeziehung von Eigenbetrieben und kommunalen Unternehmen

Die Satzung definiert amtliche Informationen weit als jede dienstlichen Zwecken dienende Aufzeichnung, unabhängig von der Art der Speicherung, und schließt ausdrücklich elektronische Daten, strukturierte Datensammlungen und Metadaten ein. Damit trägt sie der Realität digitaler Verwaltung Rechnung, in der Informationen nicht mehr nur in Papierakten, sondern in Datenbanken, Fachverfahren und Dokumentenmanagementsystemen vorliegen. Zugleich gelten Informationen auch dann als „vorhanden“, wenn sie bei Eigenbetrieben, kommunalen Unternehmen oder im Auftrag der Kommune bereitgehalten werden. Dies verhindert Transparenzlücken durch Auslagerung von Aufgaben auf rechtlich verselbständigte Organisationen. Diese Einbeziehung entspricht zudem dem Regelungsmodell des jeweiligen landesrechtlichen Umweltinformationsgesetzes sowie des Presserechts, die ebenfalls kommunale Unternehmen mit beherrschendem Einfluss der Kommune erfassen. Ein Gleichklang mit diesen bereits etablierten Transparenzpflichten ist sachlich geboten und rechtlich vertretbar.

Ausgenommen sind nur solche Entwürfe und Notizen, die nach ihrer objektiven Zweckbestimmung nicht Bestandteil einer Akte werden sollen und tatsächlich nur der internen Willensbildung dienen. Diese Differenzierung wahrt die notwendige Vertraulichkeit der innersten Schutzsphäre der behördlichen Meinungsbildung. Protokolle nichtöffentlicher Sitzungen bleiben – zum Schutz der kommunalrechtlich vorgeschriebenen Vertraulichkeit nichtöffentlicher Beratungen – über einen eigenständigen Ablehnungsgrund in § 6 Abs. 2 Nr. 10 geschützt.

3.3 Klare Verfahren und zügige, mit dem Umweltinformationsrecht harmonisierte Fristen

Die Satzung regelt das Antragsverfahren niedrigschwellig: Anträge können schriftlich, mündlich, zur Niederschrift oder elektronisch gestellt werden, und die Kommune hat eine Beratungspflicht bei unklaren Anträgen. Die Pflicht zur aktiven Unterstützung bei der Präzisierung vermeidet, dass Anträge aus bloß formalen Gründen scheitern.

Für die Erledigung der Anträge sieht die Satzung eine Regelfrist von höchstens einem Monat vor, mit der Möglichkeit einer begründeten Verlängerung um höchstens einen weiteren Monat bei komplexen oder umfangreichen Vorgängen sowie notwendiger Drittbeteiligung. Diese Fristenregelung entspricht bewusst den bereits seit vielen Jahren geltenden Fristen des Umwelt- und Verbraucherinformationsrechts (Regelantwortfrist „unverzüglich, spätestens innerhalb eines Monats“, Verlängerungsmöglichkeit auf höchstens zwei Monate insgesamt). Ein Auseinanderfallen der Fristen je nach Themengebiet – mit oder ohne Umweltbezug – ist sachlich nicht zu rechtfertigen und würde die Anwendung in der Praxis unnötig erschweren. Versäumt die Verwaltung die Frist, ohne die Fristverlängerung nach § 5 Abs. 2 ordnungsgemäß mitzuteilen, gilt der Antrag nach § 6 Abs. 4 als abgelehnt; dies eröffnet der antragstellenden Person unmittelbar den Rechtsweg, ohne dass sie auf eine untätige Verwaltung warten muss.

Die Bestimmung, dass die Form des Informationszugangs grundsätzlich von der antragstellenden Person gewählt wird, stärkt die Nutzerorientierung. Der Vorrang der elektronischen Übermittlung macht die Nutzung digitaler Kanäle zum Regelfall; ergänzend sichert die Möglichkeit der postalischen Zusendung gegen Auslagenerstattung, dass auch Personen ohne Internetzugang der Informationszugang praktisch offensteht.

4. Schutz sensibler Interessen, Trennungsprinzip und Beteiligung Dritter

Die Satzung verbindet einen weitgehenden Informationszugang mit einem klar strukturierten, durchnummerierten Katalog von Ablehnungs- und Beschränkungsgründen für öffentliche Belange, personenbezogene Daten, Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse sowie geistiges Eigentum. Die durchgängige Nummerierung (Nr. 1 bis 10) ermöglicht es, in Ablehnungsbescheiden gezielt auf einzelne Tatbestände Bezug zu nehmen, was die Begründungspflicht und spätere Rechtsbehelfe erleichtert. Ergänzt wurden gegenüber älteren Satzungsentwürfen insbesondere ein eigenständiger Ausschlussgrund für konkrete Gefährdungen der öffentlichen Sicherheit oder Ordnung (Nr. 9) sowie der Schutz von Protokollen nichtöffentlicher Sitzungen (Nr. 10).

Für personenbezogene Daten und Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse sind Einwilligungslösungen und Abwägungsklauseln vorgesehen. Die Beteiligung Dritter (§ 7) ist gegenüber früheren Entwürfen vervollständigt worden: Reagiert die dritte Person nicht innerhalb der Monatsfrist, gilt ihre Einwilligung als verweigert (Abs. 3), was Verfahrensverzögerungen durch untätige Dritte verhindert. Nach Eingang der Stellungnahme oder Fristablauf muss die Verwaltung innerhalb eines weiteren Monats entscheiden (Abs. 4), sodass das Verfahren nicht unbegrenzt offenbleibt. Schließlich ist der antragstellenden Person vorab eine mögliche Schwärzung oder Unkenntlichmachung anzubieten (Abs. 5), damit sie nicht allein auf eine vollständige Ablehnung verwiesen wird.

Zentral für die Transparenz ist zudem das normierte Trennungsprinzip (§ 8): Die Kommune ist verpflichtet, organisatorische und technische Vorkehrungen zu treffen, um schutzwürdige Teile von Dokumenten ohne unverhältnismäßigen Aufwand abtrennen oder schwärzen zu können, sodass die übrigen Informationen zugänglich gemacht werden. Damit wird umgesetzt, dass der „Aktendeckel“ nur dort geschlossen bleibt, wo zwingende Gründe es erfordern, und dass Teilzugang stets Vorrang vor vollständiger Ablehnung hat.

5. Gebührenfreiheit und aktive Veröffentlichung

Ein wesentlicher Baustein der Satzung ist der vollständige Gebührenverzicht für Amtshandlungen nach der Informationsfreiheitssatzung. Diese Entscheidung folgt dem Grundsatz, dass Gebühren kein geeignetes Mittel sind, um Informationszugang zu steuern oder zu begrenzen. Lediglich außergewöhnliche Auslagen können in engen Grenzen erhoben werden, etwa für physische Datenträger oder sehr umfangreiche Kopien.

Die Regelungen zur aktiven Veröffentlichung gehen über viele bestehende kommunale Satzungen hinaus. Die Kommune verpflichtet sich, das Prinzip maximaler Öffentlichkeit zu verfolgen und insbesondere Informationen von besonderem öffentlichen Interesse – wie Satzungen, Richtlinien, Haushaltspläne, Beschlüsse und Beschlussvorlagen sowie Vergabeentscheidungen – barrierefrei, maschinenlesbar und elektronisch zu veröffentlichen, möglichst unverzüglich, spätestens innerhalb von zwei Wochen.

Die ergänzende Vorgabe, einmalig angefragte Informationen nach Möglichkeit dauerhaft bereitzustellen, trägt dazu bei, wiederkehrende Anfragen zu reduzieren und die Verwaltung dauerhaft zu entlasten.

6. Organisation, Kontrolle und Evaluierung

Mit der Benennung der Fachperson für Informationsfreiheit – in Personalunion mit der behördlichen Datenschutzbeauftragten – wird eine zentrale, fachlich qualifizierte Ansprechstelle geschaffen, die die einheitliche Anwendung der Satzung überwacht, Verwaltung und Antragstellende berät und Konfliktfälle moderiert. Die Bündelung mit der Datenschutzfunktion ist sachgerecht, da beide Aufgabenfelder eng mit dem Umgang mit sensiblen Informationen verbunden sind.

Die jährliche Berichtspflicht der Fachperson gegenüber Verwaltungsausschuss und Rat sorgt dafür, dass der Rat regelmäßig Einblick in Umfang, Art und Bearbeitungsdauer von Informationsanträgen, Ablehnungen sowie in die aktive Veröffentlichungspraxis erhält. § 14 fasst dies als reine Organisationspflicht: Verstöße werden dokumentiert und intern berichtet, damit der Rat organisatorische und personelle Verbesserungen beschließen kann. Eine Satzung kann keine eigenständigen dienstrechtlichen Sanktionen begründen – das bleibt dem allgemeinen Dienstrecht vorbehalten; der Titel „Organisationspflichten bei Verstößen“ trägt dem bewusst Rechnung und weckt keine unerfüllbaren Erwartungen an satzungsrechtliche „Rechtsfolgen“.

Schließlich sieht die Satzung eine Evaluierung nach einer bestimmten Zeit und auf Basis standardisierter Statistiken vor. Die systematische Auswertung der gewonnenen Erfahrungen ist wichtig, um die Regelungen bei Bedarf anzupassen, neue technische Möglichkeiten zu integrieren und die Balance zwischen Transparenz und Schutzinteressen fortlaufend zu überprüfen.

Hinweis / Haftungsausschluss

Die auf dieser Seite bereitgestellte Muster-Satzung sowie alle begleitenden Texte und Erläuterungen dienen ausschließlich der allgemeinen Information und stellen keine Rechtsberatung im Einzelfall dar. Sie ersetzen nicht die Prüfung durch eine fachkundige Rechtsberatung oder die zuständige Kommunalaufsicht vor Beschlussfassung.

Die Inhalte wurden mit Sorgfalt erstellt, dennoch wird keine Gewähr für Richtigkeit, Vollständigkeit oder Aktualität übernommen. Insbesondere können sich Rechtsgrundlagen (z.B. Kommunalverfassungsrecht, Datenschutzrecht) ändern oder von Bundesland zu Bundesland unterscheiden. Jede Kommune ist selbst dafür verantwortlich, die Vorlage vor Übernahme rechtlich prüfen und an die örtlichen Gegebenheiten anpassen zu lassen.

Eine Haftung für Schäden, die aus der Nutzung, Anpassung oder Anwendung dieser Muster-Satzung entstehen, ist – soweit gesetzlich zulässig – ausgeschlossen.

Stand: 21.09.2026